Kontrahent nie płaci faktury - co zrobić krok po kroku (2026)

W skrócie

Zacznij od uprzejmego przypomnienia zaraz po terminie. Większość opóźnień to przeoczenia, nie zła wola.

Po około dwóch tygodniach wyślij formalne wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem.

Między firmami odsetki za opóźnienie i rekompensata 40, 70 lub 100 EUR należą się z mocy ustawy - bez zapisów w umowie.

Po 90 dniach od terminu płatności możesz skorzystać z ulgi na złe długi w VAT.

Gdy dłużnik nadal nie płaci, najtańszą drogą sądową jest elektroniczne postępowanie upominawcze (e-Sąd).

Niezapłacona faktura to nie tylko brak pieniędzy na koncie. To także VAT i podatek dochodowy zapłacone od przychodu, którego jeszcze nie ma. Najczęstszy błąd wierzyciela to czekanie: im dłużej faktura leży bez reakcji, tym mniejsza szansa na zapłatę.

Poniżej plan, który sprawdza się w większości firm. Każdy krok jest stanowczy, ale zostawia kontrahentowi możliwość zapłaty bez sporu. Terminy są orientacyjne - możesz je dopasować do swojej branży i relacji z klientem.

Krok 0: upewnij się, że faktura jest naprawdę zaległa

Zanim napiszesz do kontrahenta, sprawdź kilka rzeczy. Unikniesz niezręcznej sytuacji, w której upominasz kogoś, kto zapłacił.

Czy wpłata nie wpłynęła na inny rachunek albo z innym tytułem przelewu? Przejrzyj wyciąg z ostatnich dni.
Czy faktura dotarła do właściwej osoby lub działu? Faktura wystawiona w KSeF jest dostępna dla nabywcy od chwili nadania jej numeru, ale jego księgowość mogła jej jeszcze nie przetworzyć.
Czy kontrahent nie zgłaszał reklamacji albo zastrzeżeń do towaru lub usługi?
Jaki termin płatności wynika z umowy? Bywa inny niż ten na fakturze.

Krok 1: przypomnienie o płatności (1-3 dni po terminie)

Krótka, uprzejma wiadomość e-mail lub SMS. Podaj numer faktury, kwotę, termin płatności i numer rachunku. Nie pisz o odsetkach ani o sądzie - na tym etapie to zbędne.

Dobrym zwyczajem jest też przypomnienie kilka dni przed terminem. Nie jest to upomnienie, tylko informacja. Wielu kontrahentów płaci wtedy w terminie, bo faktura wraca na szczyt ich listy.

Gotową treść znajdziesz we wzorze przypomnienia o płatności.

Przy większych kwotach warto zadzwonić. Zapytaj, czy faktura dotarła i kiedy planowana jest płatność. Zanotuj obiecaną datę - przyda się w kolejnych krokach.

Krok 2: stanowcze przypomnienie (około 7 dni po terminie)

Jeśli pierwsze przypomnienie nie przyniosło efektu, zmień ton na rzeczowy. Napisz, o ile dni płatność jest opóźniona, i że od dnia po terminie naliczane są odsetki. Poproś o wskazanie konkretnej daty zapłaty.

Jeśli kontrahent przyznaje, że ma kłopoty z płynnością, rozważ rozłożenie należności na raty. Spłata w ratach jest zwykle lepsza niż spór. Pisemna prośba dłużnika o raty to także uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia.

Krok 3: wezwanie do zapłaty (około 14 dni po terminie)

Wezwanie to formalny dokument, który zamyka etap polubowny. Powinno zawierać:

dane wierzyciela i dłużnika,
numer i datę faktury oraz kwotę należności głównej,
odsetki naliczone na dzień wezwania i rekompensatę za koszty odzyskiwania,
ostateczny termin zapłaty (zwykle 7 dni) i numer rachunku,
informację o dalszych krokach, jeśli zapłata nie nastąpi.

Prawo nie wymaga dla wezwania szczególnej formy, więc może to być także e-mail. Liczy się możliwość udowodnienia, że wezwanie dotarło: list polecony za potwierdzeniem odbioru albo e-mail, na który kontrahent odpowiedział.

Wezwanie ma znaczenie w ewentualnym procesie. W pozwie trzeba wskazać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie. Poza tym, gdy pozwany nie dał powodu do wytoczenia sprawy i od razu uzna roszczenie, sąd może obciążyć kosztami procesu powoda.

Pamiętaj: wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Więcej o tym w artykule o przedawnieniu faktury.

Wezwanie przygotujesz w generatorze wezwania do zapłaty.

Krok 4: odsetki, rekompensata i nota odsetkowa

W transakcjach między przedsiębiorcami obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje ona wierzycielowi dwa uprawnienia, z których wiele firm nie korzysta.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Co do zasady wynoszą tyle, ile stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Należą się od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty, bez wcześniejszego wezwania. Kwotę wyliczysz w kalkulatorze odsetek.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności. To stała kwota, która przysługuje od każdej faktury zapłaconej po terminie:

Wartość faktury	Rekompensata
do 5 000 zł	40 EUR
powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł	70 EUR
50 000 zł i więcej	100 EUR

Kwotę w euro przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Szczegóły i przeliczenie znajdziesz w kalkulatorze rekompensaty 40 EUR.

Gdy kontrahent zapłacił należność główną z opóźnieniem, ale bez odsetek, wystaw notę odsetkową. To dokument księgowy, nie faktura VAT. Możesz ją przygotować w generatorze noty odsetkowej.

Uwaga: rekompensata dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. Wobec konsumenta należą się odsetki ustawowe za opóźnienie z kodeksu cywilnego, bez rekompensaty.

Krok 5: ulga na złe długi w VAT (po 90 dniach)

Jeśli faktura nie została zapłacona w ciągu 90 dni od terminu płatności, czynny podatnik VAT może zmniejszyć podatek należny o VAT z tej faktury. Korektę ujmuje się w rozliczeniu za okres, w którym minęło 90 dni.

Najważniejsze warunki:

od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie minęły 3 lata,
wierzytelność nie została zapłacona ani sprzedana,
gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT (np. konsument), potrzebne jest dodatkowe potwierdzenie, np. prawomocne orzeczenie skierowane do egzekucji albo wpis do rejestru dłużników.

Gdy dłużnik zapłaci później, podatek trzeba doliczyć z powrotem. Podobny mechanizm istnieje w podatku dochodowym (PIT i CIT). Decyzję o korekcie warto podjąć z księgową lub doradcą podatkowym.

Krok 6: e-Sąd, czyli elektroniczne postępowanie upominawcze

Gdy wezwanie nie pomogło, a dłużnik nie kwestionuje faktury, najprostszą drogą jest e-Sąd. Pozew składasz przez internet, bez wychodzenia z biura.

Opłata wynosi jedną czwartą opłaty od zwykłego pozwu, nie mniej niż 30 zł. Przy roszczeniu 10 000 zł to 125 zł.
Dowodów nie dołączasz, tylko je wskazujesz (np. faktura, umowa, korespondencja).
Roszczenie musi być wymagalne nie wcześniej niż 3 lata przed złożeniem pozwu.
Sąd wydaje nakaz zapłaty. Dłużnik ma dwa tygodnie na sprzeciw.
Bez sprzeciwu nakaz staje się prawomocny i po nadaniu klauzuli wykonalności możesz skierować sprawę do komornika.
Po skutecznym sprzeciwie postępowanie jest umarzane. Pozew można wtedy złożyć w zwykłym sądzie, uzupełniając opłatę.

Złożenie pozwu przerywa bieg przedawnienia. Przy większych kwotach lub spornych sprawach skonsultuj się z prawnikiem.

Najczęstsze błędy wierzycieli

Pierwsze przypomnienie dopiero po miesiącu. Dłużnik uczy się wtedy, że Twoje faktury mogą poczekać.
Groźby bez pokrycia. Jeśli zapowiadasz sąd, bądź gotów złożyć pozew.
Kolejne dostawy dla kontrahenta, który nie płaci. Rozważ wstrzymanie dostaw albo przedpłatę.
Brak notatek z rozmów. Daty obietnic zapłaty to cenna wiedza, gdy sprawa się przeciąga.
Przeoczenie przedawnienia. Termin mija zwykle z końcem roku kalendarzowego.

Jak pomaga eMonitka

eMonitka prowadzi kroki 1-4 za Ciebie. Pobiera faktury z KSeF lub z pliku, wysyła przypomnienia przed terminem i po nim, a po 14 dniach wezwanie do zapłaty w PDF z wyliczonymi odsetkami i rekompensatą. Wpłaty rozpoznaje z wyciągu bankowego, więc po zapłacie przypomnienia przestają wychodzić. Zestawienie faktur do ulgi na złe długi i pakiet danych do e-Sądu masz w panelu. Dłużnik płaci zawsze bezpośrednio na Twój rachunek.

Załóż konto - 30 dni za darmo

Powiązane

Najczęstsze pytania

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury?

Sprawdź, czy wpłata nie wpłynęła, i wyślij uprzejme przypomnienie zaraz po terminie. Po około dwóch tygodniach wyślij wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą, a gdy to nie pomoże, złóż pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym (e-Sąd).

Czy wezwanie do zapłaty można wysłać mailem?

Tak. Przepisy nie wymagają szczególnej formy wezwania. Ważne jest, aby móc udowodnić, że dotarło do dłużnika - dlatego przy większych kwotach warto wysłać je także listem poleconym.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Bieg przedawnienia przerywa m.in. pozew (także w e-Sądzie), uznanie długu przez dłużnika i wszczęcie mediacji. Samo wezwanie, nota odsetkowa ani przypomnienie go nie przerywają.

Ile kosztuje pozew w e-Sądzie?

Opłata w elektronicznym postępowaniu upominawczym wynosi jedną czwartą opłaty od zwykłego pozwu, nie mniej niż 30 zł. Przy roszczeniu 10 000 zł to 125 zł.