Nota odsetkowa - generator i wzór PDF
Uzupełnij dane wierzyciela, dłużnika i faktury, a generator wyliczy odsetki za opóźnienie i przygotuje gotową notę odsetkową w PDF. Rekompensatę 40, 70 lub 100 euro możesz dodać jednym polem.
Czym jest nota odsetkowa
Nota odsetkowa to dokument księgowy (nota obciążeniowa), którym wierzyciel obciąża kontrahenta odsetkami za opóźnienie w zapłacie. Najczęściej wystawia się ją wtedy, gdy faktura została zapłacona po terminie - sama zapłata należności głównej nie obejmuje odsetek, więc trzeba je wskazać osobno.
Notę można wystawić także dla faktury, która nadal nie jest zapłacona. Wtedy odsetki nalicza się do dnia wystawienia noty, a dalsze narastają aż do zapłaty. W takiej sytuacji częściej wysyła się jednak przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym odsetki są jedną z pozycji.
Co powinna zawierać nota odsetkowa
- dane wierzyciela i dłużnika (nazwa, adres, NIP),
- numer noty, miejsce i datę wystawienia,
- numer, kwotę i termin płatności faktury oraz datę zapłaty,
- wyliczenie odsetek: okresy, liczbę dni, stopę roczną i kwotę za każdy okres,
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, jeśli jest naliczana,
- łączną kwotę, termin zapłaty i numer rachunku,
- podstawę prawną.
Generator uwzględnia wszystkie te elementy. Odsetki liczone są tak samo jak w kalkulatorze odsetek.
Nota odsetkowa a KSeF
Notę odsetkową wystawia się poza KSeF. Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Odsetki za opóźnienie nie są wynagrodzeniem za dostawę towarów ani za usługę - mają charakter odszkodowawczy, więc nie podlegają VAT i nie dokumentuje się ich fakturą. Dotyczy to również rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Obowiązkowy KSeF w 2026 roku tego nie zmienia: notę odsetkową przygotowujesz jak dotąd, np. w PDF, i wysyłasz kontrahentowi e-mailem albo pocztą. Nie myl jej z notą korygującą - to inny dokument, którym nabywca poprawia pomyłki w fakturze.
Jak wysłać notę i co, gdy kontrahent nie zapłaci
Notę wyślij e-mailem lub listem i zachowaj potwierdzenie wysłania. Wyznacz termin zapłaty - zwykle 7 lub 14 dni. Jeśli kontrahent nie zapłaci, odsetki możesz dochodzić w wezwaniu do zapłaty, a następnie w postępowaniu sądowym. Rekompensatę wyliczysz w kalkulatorze rekompensaty 40 euro.
Najczęstsze pytania
Czy nota odsetkowa idzie do KSeF?
Nie. KSeF obejmuje faktury w rozumieniu ustawy o VAT, a odsetki za opóźnienie nie podlegają VAT i nie dokumentuje się ich fakturą. Notę odsetkową wystawia się poza KSeF, np. w PDF.
Czy nota odsetkowa jest opodatkowana VAT?
Nie. Odsetki za opóźnienie i rekompensata za koszty odzyskiwania należności nie są zapłatą za dostawę ani usługę, więc nota odsetkowa nie zawiera VAT.
Kiedy wystawić notę odsetkową?
Najczęściej po zapłacie faktury po terminie - wtedy odsetki liczy się do dnia zapłaty. Można ją też wystawić dla faktury niezapłaconej, z odsetkami naliczonymi do dnia wystawienia noty.
Jaki termin zapłaty wpisać na nocie odsetkowej?
Przepisy nie określają terminu. W praktyce wyznacza się 7 lub 14 dni od otrzymania noty.
Czy na nocie odsetkowej można doliczyć 40 euro rekompensaty?
Tak, w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami. Rekompensata 40, 70 lub 100 euro przysługuje z mocy ustawy i wpisuje się ją jako osobną pozycję noty, przeliczoną na złote po kursie NBP.