Przedawnienie faktury między firmami - 2 czy 3 lata? Jak liczyć termin

W skrócie

  • Nie ma jednego terminu dla wszystkich faktur. Decyduje rodzaj umowy, z której wynika należność.
  • Cena za towar sprzedany przez przedsiębiorcę przedawnia się po 2 latach. Ogólny termin dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą to 3 lata.
  • Termin liczy się od dnia wymagalności, a jego koniec przypada zwykle na ostatni dzień roku kalendarzowego.
  • Bieg przedawnienia przerywa m.in. pozew i uznanie długu przez dłużnika. Wezwanie do zapłaty go nie przerywa.
  • Przedawniony dług nie znika, ale dłużnik może skutecznie odmówić zapłaty.

Przedawnienie to jedno z najczęściej przeoczanych zagrożeń dla wierzyciela. Faktura leży w segregatorze, kontrahent obiecuje zapłatę, a termin cicho mija. Poniżej wyjaśniamy, jak ustalić termin dla konkretnej faktury i jak go skutecznie przerwać.

2 czy 3 lata? Zależy od umowy

Kodeks cywilny przewiduje ogólny termin przedawnienia 6 lat, ale dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej skraca go do 3 lat. Dla wielu typowych umów obowiązują jednak terminy szczególne, krótsze.

Rodzaj należności Termin Podstawa
Cena za towar sprzedany przez przedsiębiorcę 2 lata art. 554 KC
Wynagrodzenie z umowy o dzieło 2 lata od oddania dzieła art. 646 KC
Wynagrodzenie za usługi i zlecenia wykonywane zawodowo 2 lata art. 751 KC
Przewóz (transport) 1 rok art. 778 KC
Pozostałe roszczenia związane z działalnością gospodarczą 3 lata art. 118 KC

W praktyce oznacza to, że dla sporej części faktur między firmami właściwy jest termin 2-letni, a nie 3-letni. Dotyczy to zwłaszcza sprzedaży towarów. Przy usługach o terminie decyduje charakter umowy: część z nich sądy kwalifikują jako zlecenie (2 lata), część jako inne umowy, do których stosuje się termin ogólny (3 lata). Na przykład roszczenia z umowy o roboty budowlane przedawniają się co do zasady po 3 latach.

Jeśli kwalifikacja umowy nie jest oczywista, przyjmij ostrożnie krótszy termin albo skonsultuj sprawę z prawnikiem.

Od kiedy liczyć termin

Bieg przedawnienia zaczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przy fakturze to zwykle dzień następujący po terminie płatności. Data wystawienia faktury nie ma tu znaczenia - liczy się termin zapłaty wynikający z umowy lub z faktury.

Gdy termin płatności nie został ustalony, przedawnienie biegnie od dnia, w którym należność byłaby wymagalna, gdyby wierzyciel wezwał dłużnika do zapłaty najwcześniej, jak mógł. Odkładanie wezwania nie wydłuża więc przedawnienia.

Koniec roku kalendarzowego

Od lipca 2018 roku termin przedawnienia, który wynosi co najmniej 2 lata, kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Ta zasada nie dotyczy terminów krótszych niż 2 lata, np. rocznego terminu dla przewozu.

Przykłady:

  • Sprzedaż towaru, termin płatności 15 marca 2026 r. Wymagalność od 16 marca 2026 r., 2 lata mijają 16 marca 2028 r., więc przedawnienie następuje 31 grudnia 2028 r.
  • Usługa z terminem 3-letnim, termin płatności 10 maja 2026 r. Przedawnienie następuje 31 grudnia 2029 r.
  • Przewóz, termin płatności 20 czerwca 2026 r. Roczny termin kończy się w czerwcu 2027 r., bez przesunięcia na koniec roku.

Dzięki zasadzie końca roku wystarczy przejrzeć listę należności raz w roku, jesienią, i sprawdzić, które przedawnią się 31 grudnia.

Co przerywa bieg przedawnienia

Przerwanie oznacza, że termin biegnie od nowa. Kodeks cywilny wymienia trzy sytuacje:

  1. Czynność przed sądem lub komornikiem zmierzająca do dochodzenia należności, np. pozew (także w e-Sądzie) albo wniosek o wszczęcie egzekucji.
  2. Uznanie roszczenia przez dłużnika. Może być wyraźne (pisemne uznanie długu) albo wynikać z zachowania, np. z prośby o raty, wniosku o odroczenie terminu czy podpisanego potwierdzenia salda.
  3. Wszczęcie mediacji.

Po przerwaniu przez czynność przed sądem termin biegnie na nowo dopiero po zakończeniu postępowania. Po uznaniu długu biegnie od nowa od razu.

Zawezwanie do próby ugodowej także przerywa przedawnienie, choć sądy różnie oceniają kolejne zawezwania w tej samej sprawie, składane tylko po to, by przedłużyć termin.

Co NIE przerywa przedawnienia

  • wezwanie do zapłaty, nawet wysłane listem poleconym,
  • nota odsetkowa,
  • przypomnienia e-mailem, SMS-em i telefony,
  • ponowne wystawienie lub wysłanie faktury.

To najczęstsze nieporozumienie. Wezwanie ma znaczenie dla odsetek i dla kosztów procesu, ale nie dla przedawnienia. Jeśli termin się kończy, a dłużnik nie uznał długu na piśmie, potrzebny jest pozew.

Co się dzieje po przedawnieniu

Przedawniona należność nie wygasa. Dłużnik może ją dobrowolnie zapłacić i nie może potem żądać zwrotu. Może jednak podnieść zarzut przedawnienia i odmówić zapłaty - sąd oddali wtedy powództwo.

Między przedsiębiorcami sąd bierze przedawnienie pod uwagę tylko wtedy, gdy dłużnik podniesie zarzut. Wobec konsumentów sąd uwzględnia je z urzędu.

Warto też pamiętać o ograniczeniu w e-Sądzie: w elektronicznym postępowaniu upominawczym można dochodzić tylko roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed złożeniem pozwu.

Odsetki i rekompensata

Roszczenie o odsetki za opóźnienie przedawnia się najpóźniej razem z należnością główną. Gdy przedawni się cena z faktury, przedawnione są także odsetki od niej. To samo dotyczy rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Przedawnienie a ulga na złe długi

Ulga na złe długi w VAT ma własny termin: 3 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Nie jest on powiązany z przedawnieniem cywilnym, ale w praktyce oba terminy warto sprawdzać razem. Więcej w artykule Kontrahent nie płaci faktury - co zrobić krok po kroku.

Jak nie przegapić terminu

  • Reaguj na zaległość od pierwszych dni. Sprawy, którymi ktoś się zajmuje, rzadko się przedawniają.
  • Raz w roku, najpóźniej w październiku, przejrzyj zaległości starsze niż rok.
  • Na koniec roku wyślij kontrahentom potwierdzenia sald. Podpisane potwierdzenie to dowód uznania długu.
  • Gdy kontrahent prosi o raty, poproś o pisemne potwierdzenie kwoty zadłużenia.
  • Nie odkładaj pozwu na ostatnie tygodnie roku - złożenie pozwu w e-Sądzie wymaga założenia konta i przygotowania danych.

Jak pomaga eMonitka

eMonitka pilnuje, żeby zaległość nie leżała miesiącami bez reakcji. Przypomnienia i wezwania wychodzą według harmonogramu, a pulpit pokazuje strukturę wiekową należności, więc stare zaległości widać od razu. Potwierdzenia sald wyślesz wszystkim kontrahentom na wybrany dzień jednym kliknięciem, a kontrahent potwierdza saldo przez link, bez logowania. Gdy sprawa idzie do sądu, pakiet danych do e-Sądu masz gotowy w karcie kontrahenta.

Załóż konto - 30 dni za darmo

Powiązane

Najczęstsze pytania

Ile lat ma przedawnienie faktury między firmami?

Zależy od umowy. Cena za towar sprzedany przez przedsiębiorcę przedawnia się po 2 latach, podobnie wynagrodzenie z umowy o dzieło i za usługi wykonywane zawodowo. Pozostałe roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach.

Od kiedy liczy się przedawnienie faktury?

Od dnia wymagalności, czyli zwykle od dnia następującego po terminie płatności. Koniec terminu wynoszącego co najmniej 2 lata przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Przedawnienie przerywa czynność przed sądem lub komornikiem (np. pozew), uznanie długu przez dłużnika albo wszczęcie mediacji.

Czy przedawniony dług trzeba zapłacić?

Dług nie wygasa, ale dłużnik może odmówić zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia. Jeśli jednak zapłaci dobrowolnie, nie może potem żądać zwrotu.