Nieopłacona faktura w KSeF - jak pilnować terminów płatności
W skrócie
- KSeF przechowuje faktury, ale nie śledzi płatności. Nie wie, czy faktura została zapłacona po jej wystawieniu.
- Termin płatności w fakturze KSeF jest polem opcjonalnym. Jeśli go nie wpiszesz, nabywca nie zobaczy go w systemie.
- Dla celów VAT faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF. Od kiedy liczy się termin zapłaty, decyduje umowa.
- KSeF nie wysyła przypomnień ani nie nalicza odsetek. Kontrolę płatności trzeba prowadzić poza nim.
- Najpewniejszy sposób to regularne porównywanie faktur z KSeF z wpłatami na wyciągu bankowym.
Od 2026 roku faktury między firmami w Polsce przechodzą przez Krajowy System e-Faktur. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro wszystko jest w jednym rządowym systemie, to KSeF podpowie też, kto nie zapłacił. Tak nie jest. KSeF to repozytorium dokumentów, a nie system rozrachunków.
Co KSeF wie o płatności, a czego nie
| Informacja | Czy jest w KSeF |
|---|---|
| Data wystawienia, kwoty, dane stron | tak |
| Termin płatności | tylko jeśli wystawca go wpisał |
| Forma płatności i numer rachunku | tylko jeśli wystawca je wpisał |
| Informacja, że zapłacono przy wystawieniu (np. kartą) | tylko jeśli wystawca ją zaznaczył |
| Zapłata dokonana po wystawieniu faktury | nie |
| Wpłata częściowa | nie |
| Odsetki za opóźnienie | nie |
| Przypomnienia dla nabywcy | nie |
Faktury raz przyjętej przez KSeF nie można zmienić. Status „zapłacona" nie pojawi się więc w niej nigdy, jeśli zapłata nastąpiła później. Informacja o zapłacie jest tylko na Twoim rachunku bankowym.
Termin płatności w fakturze KSeF
Struktura e-faktury ma osobne pole na termin płatności. Nie jest obowiązkowe, ale warto je zawsze wypełniać:
- nabywca widzi termin w swoim programie zaraz po pobraniu faktury z KSeF,
- programy do monitoringu należności i księgowe odczytują go automatycznie,
- w razie sporu termin na fakturze uzupełnia ustalenia z umowy.
Wpisuj konkretną datę. Opis w rodzaju „14 dni" jest mniej czytelny dla programów, które odczytują fakturę. Jeśli w umowie termin liczy się od otrzymania faktury, wylicz datę od dnia wysyłki do KSeF.
Pamiętaj też o ustawowych limitach. Między przedsiębiorcami termin płatności co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni. Dłuższy jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodniły i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, limit wynosi zwykle 30 dni.
Kiedy nabywca „otrzymał" fakturę
Na gruncie VAT faktura wystawiona w KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF. Argument „nie dostaliśmy faktury" traci więc na znaczeniu.
Od kiedy biegnie termin zapłaty, rozstrzyga jednak umowa, a nie przepisy o VAT. Jeśli umowa mówi o terminie liczonym od doręczenia faktury, warto doprecyzować w niej, że doręczeniem jest udostępnienie faktury w KSeF. Przy nowych umowach to prosta zmiana, która zapobiega sporom.
Jak pilnować nieopłaconych faktur z KSeF
1. Pobieraj faktury z KSeF na bieżąco. Najlepiej automatycznie, przez program zintegrowany z KSeF. Lista należności powinna powstawać sama, a nie z ręcznego przepisywania.
2. Porównuj faktury z wyciągiem bankowym. To jedyne pewne źródło informacji o zapłacie. Dopasowanie po numerze faktury w tytule przelewu i po kwocie rozwiązuje większość przypadków. Resztę, np. jeden przelew za kilka faktur, trzeba rozstrzygnąć ręcznie.
3. Przypominaj przed terminem. Krótka wiadomość kilka dni przed terminem płatności ogranicza liczbę opóźnień. To uprzejmość, nie upomnienie.
4. Reaguj w pierwszym tygodniu po terminie. Przypomnienie wysłane dzień po terminie działa znacznie lepiej niż wysłane po miesiącu. Plan dalszych kroków opisujemy w artykule Kontrahent nie płaci faktury - co zrobić krok po kroku.
5. Patrz na wiek należności. Raz w tygodniu sprawdź, ile faktur jest po terminie i jak długo. Zestawienie w przedziałach (do 30 dni, 31-60, 61-90, ponad 90) od razu pokazuje, gdzie jest problem.
6. Nalicz odsetki i rekompensatę. Między firmami należą się z mocy ustawy. Kwoty wyliczysz w kalkulatorze odsetek i w kalkulatorze rekompensaty 40 EUR.
Nieopłacone faktury kosztowe
KSeF działa w obie strony. Twoje faktury zakupowe też tam są i też nie mają statusu płatności. Warto pilnować ich z dwóch powodów.
Po pierwsze, relacje z dostawcami. Opóźnienia psują warunki współpracy i mogą kosztować odsetki oraz rekompensatę.
Po drugie, podatki. Jeśli nie zapłacisz faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności, co do zasady musisz skorygować odliczony z niej VAT. Podobne zasady obowiązują w podatku dochodowym w odniesieniu do zaliczonych kosztów. Szczegóły i wyjątki ustal z księgową.
Najprościej rozwiązuje to ten sam wyciąg bankowy: przelewy wychodzące porównane z fakturami zakupowymi z KSeF pokazują, co zostało zapłacone, a co nie.
Czy KSeF wyśle przypomnienie do kontrahenta?
Nie. KSeF nie wysyła żadnych wiadomości do nabywcy poza udostępnieniem samej faktury. Nie nalicza też odsetek i nie wystawia wezwań do zapłaty. Wszystkie działania po terminie płatności są po stronie sprzedawcy.
Dlatego wdrożenie KSeF to dobry moment, żeby uporządkować także rozrachunki. Faktury są już w formie ustrukturyzowanej, z numerem i terminem, więc ich automatyczne monitorowanie jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Jak pomaga eMonitka
eMonitka pobiera faktury z KSeF w ciągu dnia co godzinę, razem z terminami płatności. Wpłaty rozpoznaje z wyciągu bankowego (MT940, CSV, PDF) albo z powiadomień banku przesyłanych e-mailem i dopasowuje je do faktur - pewne dopasowania mogą księgować się automatycznie. Do nieopłaconych faktur wysyła przypomnienia według Twojego harmonogramu, a po terminie wezwanie do zapłaty z wyliczonymi odsetkami. Terminy płatności możesz mieć też w swoim kalendarzu Google lub Outlook. Jeśli korzystasz z modułu faktur kosztowych, ten sam wyciąg oznacza zapłacone faktury od dostawców. Połączenie z KSeF ma wyłącznie uprawnienie do odczytu.
Powiązane
- Jak upoważnić biuro rachunkowe w KSeF i zatwierdzać faktury kosztowe
- Kontrahent nie płaci faktury - co zrobić krok po kroku
- Kalkulator odsetek za opóźnienie
Najczęstsze pytania
Czy KSeF pokazuje, że faktura została zapłacona?
Nie. KSeF może zawierać informację o zapłacie tylko wtedy, gdy wystawca zaznaczył ją przy wystawieniu (np. zapłata kartą). Zapłaty dokonanej później system nie odnotowuje - trzeba ją sprawdzić na wyciągu bankowym.
Jak wpisać termin płatności w fakturze KSeF?
Struktura e-faktury ma osobne pole na termin płatności. Nie jest obowiązkowe, ale warto je wypełniać, podając konkretną datę - wtedy nabywca i programy księgowe odczytają termin automatycznie.
Kiedy faktura z KSeF jest uznana za otrzymaną?
Na gruncie VAT w dniu nadania jej numeru w KSeF. Od kiedy liczy się termin zapłaty, decyduje umowa - warto zapisać w niej, że doręczeniem faktury jest jej udostępnienie w KSeF.
Czy KSeF wysyła przypomnienia o nieopłaconej fakturze?
Nie. KSeF nie wysyła przypomnień, nie nalicza odsetek i nie wystawia wezwań do zapłaty. Kontrolę płatności sprzedawca prowadzi samodzielnie albo w programie do monitoringu należności.