Jak upoważnić biuro rachunkowe w KSeF i zatwierdzać faktury kosztowe

W skrócie

  • Biuro rachunkowe nie ma automatycznego dostępu do faktur klienta w KSeF. Uprawnienia nadaje mu firma klienta.
  • Najwygodniej nadać uprawnienie całemu biuru (po NIP) z możliwością dalszego przekazywania. Biuro samo wskazuje wtedy pracowników, którzy obsługują klienta.
  • Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z KSeF.
  • KSeF nie ma funkcji akceptacji faktur kosztowych. Decyzję, czy koszt jest firmowy, trzeba zebrać od klienta poza systemem.
  • Tokeny KSeF działają do końca 2026 roku. Od 2027 roku uwierzytelnianie w integracjach ma opierać się na certyfikatach KSeF.

Od 1 lutego 2026 roku faktury od polskich dostawców trafiają do KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął najpierw największe firmy, od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych podatników, a najmniejsi (sprzedaż fakturowana do 10 000 zł brutto miesięcznie) mają czas do końca 2026 roku. Dla biura rachunkowego oznacza to, że dokumenty klientów nie przychodzą już w segregatorze ani e-mailem - trzeba je pobrać z KSeF. Do tego potrzebne są uprawnienia.

Krok 1: klient musi mieć dostęp do KSeF

Uprawnienia biuru nadaje osoba, która ma pełny dostęp do KSeF w imieniu firmy klienta. Sposób uzyskania tego dostępu zależy od formy prawnej:

  • Jednoosobowa działalność gospodarcza - właściciel ma uprawnienia automatycznie. Loguje się profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  • Spółka i inna firma - może uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP. Bez pieczęci składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę z pełnymi uprawnieniami. Ta osoba nadaje dalej uprawnienia elektronicznie, już w KSeF.

Jeśli klient nie wie, kto w jego firmie ma dostęp do KSeF, to pierwsza rzecz do ustalenia. Bez tego biuro nie dostanie uprawnień.

Krok 2: nadanie uprawnień biuru

Klient (albo osoba wskazana w ZAW-FA) loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub do swojego programu zintegrowanego z KSeF. Następnie:

  1. Otwiera część dotyczącą zarządzania uprawnieniami.
  2. Wybiera nadanie uprawnień podmiotowi i wpisuje NIP biura rachunkowego.
  3. Zaznacza zakres uprawnień (opisujemy je niżej).
  4. Zaznacza możliwość dalszego przekazywania uprawnień, jeśli biuro ma samo przydzielać dostęp swoim pracownikom.
  5. Zatwierdza nadanie.

Nazwy przycisków mogą się różnić między wersjami aplikacji i programami komercyjnymi, ale logika jest ta sama: kto, jaki zakres, czy z prawem do dalszego przekazywania.

Krok 3: przydział pracowników w biurze

Gdy klient nadał uprawnienie biuru z prawem do dalszego przekazywania, administrator KSeF po stronie biura wskazuje osoby, które będą pracować na dokumentach tego klienta. Może przydzielić pracownika do jednego klienta albo do wszystkich.

To rozwiązanie jest wygodniejsze niż nadawanie uprawnień każdej księgowej osobno przez klienta. Gdy w biurze zmienia się skład zespołu, klient nie musi niczego robić.

Klient może też nadać uprawnienie konkretnej osobie fizycznej, np. swojej stałej księgowej. Wtedy tylko ta osoba ma dostęp, a każda zmiana wymaga działania klienta.

Jaki zakres uprawnień wybrać

Uprawnienie Do czego służy Kiedy nadać biuru
Przeglądanie faktur odczyt faktur sprzedaży i zakupu prawie zawsze - to podstawa księgowania
Wystawianie faktur wysyłanie faktur do KSeF w imieniu klienta gdy biuro wystawia faktury za klienta
Zarządzanie uprawnieniami nadawanie i odbieranie uprawnień innym rzadko, tylko przy pełnej obsłudze

Dobra praktyka to zasada minimalnych uprawnień. Jeśli biuro tylko księguje, wystarczy przeglądanie faktur. Klient zachowuje wtedy pełną kontrolę nad tym, co jest wystawiane w jego imieniu.

Tokeny, certyfikaty i programy księgowe

Program księgowy, który pobiera faktury z KSeF, uwierzytelnia się tokenem albo certyfikatem KSeF. Ważne dwie rzeczy:

  • Token czy certyfikat nie daje uprawnień sam z siebie. Działa w granicach uprawnień nadanych w KSeF.
  • Tokeny można stosować do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, uwierzytelnianie ma opierać się wyłącznie na certyfikatach KSeF. Warto już teraz zaplanować przejście dla wszystkich klientów.

Przy aplikacjach, które tylko odczytują faktury (monitoring płatności, obieg kosztów), wystarczy uprawnienie do przeglądania.

Akceptacja faktur kosztowych: czego KSeF nie robi

To częste nieporozumienie. KSeF nie ma funkcji akceptowania ani odrzucania faktur przez nabywcę. Według przepisów o VAT faktura jest otrzymana z chwilą nadania jej numeru w KSeF, niezależnie od tego, czy nabywca ją przejrzał.

KSeF nie wie też:

  • czy zakup dotyczy firmy, czy jest wydatkiem prywatnym właściciela,
  • do jakiej kategorii kosztów należy,
  • czy faktura została zapłacona.

Błędną fakturę poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Nabywca nie może jej usunąć z systemu.

W praktyce biuro widzi w KSeF wszystkie faktury zakupowe klienta, ale bez informacji, co z nimi zrobić. Faktura za paliwo może dotyczyć samochodu firmowego albo prywatnego. Zakup w sklepie budowlanym może być remontem biura albo domu. Te decyzje musi podjąć klient.

Jak ułożyć obieg faktur kosztowych z klientem

  1. Stałe pobieranie z KSeF - faktury zakupowe pobierane automatycznie, bez czekania na koniec miesiąca.
  2. Decyzja klienta przy każdej fakturze - firmowa, prywatna albo pytanie do biura. Najlepiej w prostym formularzu, bez logowania i bez instalowania programów.
  3. Odpowiedzi na pytania przy fakturze - zamiast wątków e-mailowych, w których giną szczegóły.
  4. Faktury spoza KSeF - od zagranicznych dostawców (np. usługi reklamowe, oprogramowanie) przychodzą e-mailem. Trzeba je dołączyć do tego samego obiegu.
  5. Eksport do programu księgowego - zatwierdzone koszty trafiają do programu w jednym pliku, a klient nie może już zmienić decyzji bez wiedzy biura.

Taki obieg skraca koniec miesiąca. Biuro nie wysyła klientom list pytań, a klient decyduje na bieżąco, gdy pamięta jeszcze, czego dotyczył zakup.

Koniec współpracy

Gdy klient zmienia biuro, powinien odebrać uprawnienia w KSeF. Jeśli dostęp do KSeF w firmie klienta opierał się na osobie z biura wskazanej w ZAW-FA, klient składa nowe zawiadomienie ze wskazaniem innej osoby. Warto przypomnieć o tym klientowi przy rozwiązaniu umowy.

Jak pomaga eMonitka

W eMonitce biuro obsługuje wszystkich klientów z jednego panelu. Moduł faktur kosztowych pobiera faktury zakupowe z KSeF co godzinę, a klient dostaje e-mail z linkiem, w którym przy każdej fakturze klika: firmowa, prywatna albo pytanie do biura. Link działa bez logowania. Faktury przesyłane e-mailem trafiają do tej samej listy. Zatwierdzone koszty biuro eksportuje do CSV albo EPP. Połączenie z KSeF wymaga wyłącznie uprawnienia do odczytu. Szczegóły i cennik dla biur: eMonitka dla biur rachunkowych.

Załóż konto - 30 dni za darmo

Powiązane

Najczęstsze pytania

Jak upoważnić biuro rachunkowe w KSeF?

Osoba z pełnym dostępem do KSeF w firmie klienta loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF (albo programu zintegrowanego z KSeF) i nadaje uprawnienia podmiotowi, wpisując NIP biura. Warto zaznaczyć możliwość dalszego przekazywania uprawnień.

Czy każdy pracownik biura potrzebuje osobnych uprawnień od klienta?

Nie, jeśli klient nadał uprawnienie całemu biuru z prawem do dalszego przekazywania. Wtedy biuro samo przydziela dostęp swoim pracownikom - do jednego klienta albo do wszystkich.

Czy w KSeF można zaakceptować lub odrzucić fakturę kosztową?

Nie. KSeF nie ma funkcji akceptacji faktur przez nabywcę. Decyzję, czy koszt jest firmowy, trzeba zebrać od klienta poza KSeF, a błędną fakturę poprawia sprzedawca fakturą korygującą.

Czy tokeny KSeF będą działać w 2027 roku?

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów tokeny można stosować do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku uwierzytelnianie ma opierać się na certyfikatach KSeF.